Actualmente existen diferentes metodologías de gestión de proyectos y puede ser difícil elegir el adecuado para ti. En este artículo, explicaremos y compararemos los más utilizados: Scrum, Kanban y Scrumban.

Esto es lo que aprenderás:

• 1. ¿Qué es Kanban y cómo funciona Kanban?
• 2. Kanban: Pros y contras (ventajas, desventajas y beneficios)
• 3. Qué es Scrum y cómo funciona Scrum
• 4. Scrum: Pros y contras (ventajas, desventajas y beneficios)
• 5. ¿Qué es Scrumban y cómo funciona Scrumban en la práctica?
• 6. Scrumban: Pros y contras (ventajas, desventajas y beneficios)
• 7. Comparación de Kanban vs. Scrum vs. Scrumban

¡Así que vamos directo al grano!

Scrum, Kanban y Scrumban son metodologías de proyectos Ágiles, adoptadas por empresas de desarrollo de software, agencias de marketing, agencias de diseño, pequeños equipos, startups, empresas y fabricantes de todo el mundo para gestionar la creación y la entrega de sus productos y servicios.

1. ¿Qué es Kanban?

Kanban es un sistema de fabricación de programación Lean, desarrollado por Taiichi Ohno para Toyota en Japón. En japonés, Kanban se traduce como cartelera o letrero. Kanban, utiliza señales visuales que calculan:

• Que producir
• Cuándo producir
• Cuánto producir

La metodología Kanban de hoy, en 2022, es utilizada por equipos de desarrollo de software, marketing y ventas en todo el mundo para gestionar la creación y la entrega de productos y servicios. La curva de aprendizaje es mínima y permite que los equipos sean flexibles en la producción, sin agregar complejidad innecesaria al proceso.

¿Cómo funciona Kanban?

1. Permite visualizar el flujo de trabajo

Permite visualizar el flujo de trabajo. Para visualizar un proceso de producción con el sistema Kanban, necesitará un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna en el tablero representa un paso en su flujo de trabajo y cada tarjeta Kanban representa una tarea o elemento de trabajo.

2. Limite el trabajo en progreso

Establezca los elementos máximos por etapa (columna) para garantizar que las múltiples tareas no estén mellando la productividad de su equipo. Limitar el trabajo en progreso iluminará rápidamente las áreas problemáticas en su flujo para que pueda identificarlas y resolverlas.

3. Administrar flujo

Por flujo, nos referimos al movimiento de los elementos de trabajo a través del proceso de producción. Administrar el flujo se trata de administrar el trabajo pero no las personas.

Entonces, en lugar de micro-administrar personas e intentar mantenerlas ocupadas todo el tiempo, nos enfocamos en administrar y comprender los procesos de trabajo. Nuestro objetivo es hacer que ese trabajo pase por el sistema lo más rápido posible ajustando el flujo de trabajo.

4. Haga explícitas las políticas de proceso

Escriba las reglas para mover las tarjetas de una columna a otra, por lo tanto, las tareas de una etapa a otra. Asegúrese de que todos en el equipo estén en la misma página y entiendan las reglas.

5. Implemente intervalos de retroalimentación (reuniones)

Para mejorar el rendimiento, se deben realizar reuniones periódicas para el intercambio de conocimientos y comentarios. Un buen comienzo es hacer reuniones diarias de pie para la sincronización del equipo.

6. Mejorar de una manera colaborativa, experimentar y adaptarse

El Método Kanban es un proceso de mejora evolutiva. Le ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que su equipo pueda manejar. Vea qué funciona para usted y qué no para lograr la máxima productividad.

🕹IEjemplo interactivo de un proyecto Kanban en Ora

2. Kanban: pros y contras

Ventajas:

✅ Todos están en la misma página

El concepto de Kanban es visualizar cada pieza de trabajo en un tablero. Cada miembro del equipo puede ver y actualizar el estado de cada proyecto o tarea. De esta manera, todas las tareas son visibles, lo que aporta transparencia a todo el proceso de trabajo.

✅ Kanban es flexible en producción

Kanban se basa en eventos en lugar de segmentos de tiempo, lo que garantiza que se pueda responder a una caída repentina de la demanda de un producto o servicio eliminando tareas de la columna “Tareas pendientes”. En Scrum, no puedes hacerlo hasta que se complete el Sprint actual.

✅ Kanban revela cuellos de botella en tu flujo de trabajo

Usando Kanban tendrás todo tu flujo de trabajo visible en un tablero Kanban. De esta manera, puede ver en qué columna hay más tarjetas, por lo tanto, en qué etapa se lentifica el proceso de entrega.

✅ Kanban es fácil de adoptar

Kanban es fácil de entender y no requiere cambios de roles, por ejemplo, tener "Propietario del producto", "Scrum Master", “Stakeholders” y "Equipo Scrum" como en Scrum.

Desventajas:

⚠️ Menos efectivo en situaciones de recursos compartidos

Supongamos que el diseñador es compartido entre los equipos de marketing y desarrollo de software. El equipo de software requiere un diseño UI / UX y el equipo de marketing necesita materiales de marketing. En una mayor demanda tanto de diseño de UI / UX como de materiales de marketing, el diseñador no puede priorizar de manera efectiva y tanto el marketing como el desarrollo pueden bloquearse.

⚠️ Inflexible en la mezcla de productos y cambios en el flujo de entrega

El sistema Kanban supone que hay un plan de producción estable (flujo de trabajo) que se puede aplicar para la entrega de todos los productos y servicios. Por lo tanto, el sistema no es adecuado para industrias donde hay mezclas de diferentes productos.

⚠️ Tablero Kanban desactualizado puede bloquear el desarrollo

Dado que Kanban se basa en eventos, si una tarjeta (tarea) no se mueve a la columna (etapa) apropiada, las otras tareas que dependen de ella nunca se notifican y por ende, se quedan bloqueadas.

3. ¿Qué es Scrum?

Scrum es un marco de trabajo para la gestión de proyectos dentro del cual las personas pueden abordar procesos complejos y terminar a tiempo. La metodología Scrum lleva el nombre de una formación de Rugby donde los jugadores se agrupan muy juntos e intentan tomar posesión de la pelota.

Scrum consta de historias de usuarios, tareas, puntos y Sprints. Las tareas y las historias de usuarios se estiman con puntos y, en base a esa estimación, se dividen en Sprints con un plazo y un objetivo claros. La dirección del Sprint la determina un Propietario del Producto que representa a la empresa o cliente y un Scrum Master que gestiona el proceso de trabajo, el equipo Scrum y los todos los Stakeholders.

¿Cómo funciona Scrum?

La metodología Scrum tiene 4 ceremonias principales (reuniones): Reunión de planificación de Sprint, Reunión diaria de pie, Reunión de revisión de Sprint y Reunión Retrospectiva de Sprint. El corazón de Scrum es el Backlog (lista de tareas), que es muy parecido a una larga lista de tareas pendientes que consta de todas las tareas, características e historias de usuario necesarias para entregar un producto o servicio.

Refinamiento del Backlog (lista de tareas)

La reunión de Planificación del Sprint está precedida por el refinamiento del Backlog (cartera de pedidos o tareas), donde el Propietario del Producto y el equipo Scrum colaboran en los detalles y las estimaciones de los elementos del Backlog. El objetivo de este proceso es garantizar que las historias de usuario y tareas estén "listas para implementarse" para que el equipo pueda ejecutarlas de inmediato cuando se coloquen en un Sprint.

Reunión de Planificación del Sprint

El objetivo de la reunión de planificación de Sprint es priorizar qué tareas del Backlog (cartera de pedidos o tareas) se agregarán en el Backlog del Sprint, cómo se ejecutarán y conseguir un compromiso compartido para este objetivo por parte del equipo de trabajo. Los Sprints suelen durar 2 semanas, pero la duración se puede ajustar para adaptarse mejor a las particularidades de la empresa. Cada elemento en el Backlog de Sprint debe poder entregarse y debe dividirse en tareas, por lo general, no más de 2 días hábiles.

Reunión diaria de pie

Como su nombre indica, la reunión diaria de pie, es una reunión periódica diaria, de no más de 15 minutos, que generalmente se realiza al comienzo de cada día. El objetivo de la reunión diaria de pie, es sincronizar el Equipo Scrum, el Scrum Master y el Propietario del Producto y liberar la agenda del equipo de trabajo con el objetivo de poder concentrarse en las tareas en curso. Se deben responder las siguientes preguntas:

"¿Qué hice ayer?"

"¿Qué haré hoy?"

"¿Cuáles son los obstáculos y desafíos para mis tareas hoy?"

Reunión de Revisión del Sprint

La reunión de Revisión del Sprint se lleva a cabo al final de cada Sprint para revisar: qué se entregó, cómo se entrega y qué no se entregó. Esta reunión comienza con una demostración de la funcionalidad del producto para obtener comentarios y aprobación del Propietario del Producto, y establecer si se cumplen los requisitos comerciales. Las tareas aprobadas se entregan y las otras se mueven de nuevo al Backlog (cartera de pedidos o tareas) para planificarlas en futuros Sprints.

Reunión Retrospectiva del Sprint

Las reuniones Retrospectivas del Sprint suelen durar 90 minutos en las que el equipo Scrum se reúne para reflexionar sobre el Sprint anterior y descubrir cómo mejorar el proceso en general preguntando: qué salió bien, qué no y qué se puede mejorar. Permite al equipo centrarse en su rendimiento general e identificar formas de mejora continua.

🕹 Ejemplo interactivo de un proyecto Scrum en Ora

4. Scrum: Pros y Contras

Ventajas:

✅ Scrum establece objetivos claros y plazos

La metodología Scrum se basa en el tiempo y cada Sprint tiene un objetivo y una duración claramente definidos. Esto compromete a todo el equipo Scrum a un solo objetivo que debe entregarse en un marco de tiempo específico.

✅ Scrum te ayuda a manejar proyectos grandes

Los grandes proyectos consisten en múltiples funciones y tareas que deben entregarse en el transcurso de meses o años. En Scrum, todos se pueden agregar en el Backlog y dividirlos en pequeños Sprints fácilmente manejables.

✅ Funciona bien para proyectos de desarrollo rápidos

Algunos proyectos pueden requerir cambios constantes en las prioridades y características del producto. En esta configuración, los Scrum Sprints más cortos le permiten al Propietario del Producto agregar, priorizar o actualizar las especificaciones del producto después de cada Sprint.

✅ El esfuerzo individual de cada miembro del equipo es claramente visible

Durante las Reuniones Diarias a Pie y las reuniones de Revisión de Sprint, el Propietario del Producto y el Scrum Master pueden realizar un seguimiento de la contribución de cada miembro del equipo durante el Sprint.

✅ Scrum mejora la comunicación

Todos los miembros del equipo participan en las reuniones de Scrum y están motivados a expresar su opinión y contribuir en todas las decisiones. El equipo puede comunicarse fácilmente y eliminar obstáculos que se presenten en el camino.

Desventajas:

⚠️ Adición de elementos inesperados

El concepto de Scrum es que las tareas planificadas en cada Sprint (iteración) son sagradas y la adición de nuevos elementos está prohibida. Sin embargo, en realidad, ocurren emergencias, por ejemplo, un error crítico o un cambio repentino en la demanda del cliente. Esto agrega un trabajo extra no planificado al Sprint que resulta en plazos vencidos y frustración.

⚠️ No puede reaccionar a cambios repentinos

Dado que Scrum se basa en el tiempo y todo el trabajo se planifica en 1-4 semanas, los Sprints no se pueden modificar una vez que se inician, esto restringe y obliga al Propietario del Producto a esperar hasta el final del Sprint para introducir algún cambio.

⚠️ Scrum es difícil de adoptar

El marco de Scrum es complejo y requiere equipos experimentados. Actualizar las funciones y responsabilidades del equipo, obedecer las 4 ceremonias Scrum (reuniones) puede frustrar a los miembros del equipo y, sin cooperación, puede ser contraproducente para la productividad.

⚠️ Scrum puede llevar mucho tiempo

Scrum requiere llevar a cabo la reunión de Planificación de Sprint, la Reunión Diaria de Pie, la Revisión de Sprint y la Reunión Retrospectiva de Sprint en cada Sprint. En los equipos sin experiencia de Scrum, las paradas diarias pueden pasar de reuniones de 15 minutos a una hora, las planificaciones y revisiones de horas a días de trabajo que, combinadas con distancias más cortas de Sprint, pueden resultar en un gasto de tiempo importante.

5. ¿Qué es Scrumban?

Scrumban es una metodología de gestión Ágil, que es un híbrido entre Scrum y Kanban. El nombre Scrumban viene como una combinación de [Scrum + (Kan) ban]. Scrumban fue desarrollado para facilitar a los equipos existentes de Scrum la transición a Kanban y explorar metodologías Lean que buscan optimizar recursos para crear valor para el cliente.

Scrumban combina la estructura de Scrum con los métodos basados ​​en flujo y la visualización de Kanban. Permite a los equipos tener la agilidad de Scrum y la simplicidad de Kanban sin requerir actualizaciones de roles y es fácil de adoptar.

¿Cómo funciona Scrumban?

En Scrumban, el trabajo en equipo se organiza en pequeñas iteraciones y se monitorea con la ayuda de un tablero visual. Las reuniones de Planificación bajo demanda se llevan a cabo cuando es necesario determinar qué Historias de usuarios y tareas se completarán en la próxima iteración. Para mantener las iteraciones cortas, se utiliza el límite de trabajo en progreso (WIP/ Work in Progress for sus siglas en Inglés). Cuando WIP cae por debajo de un nivel predeterminado, se establece un activador de planificación bajo demanda para que el equipo sepa cuándo planificar a continuación.

Iteración

Las iteraciones de trabajo en Scrumban se mantienen cortas. Esto garantiza que un equipo pueda adaptarse a un entorno que cambia rápidamente. La duración de las iteraciones se mide en semanas y la duración ideal de una iteración depende del proceso de trabajo y de la industria. Como regla general, se recomienda no tener iteraciones que excedan las dos semanas.

Planificación del trabajo bajo demanda

La planificación en Scrumban se basa en la demanda y se produce sólo cuando se activa el activador de planificación. El desencadenante de planificación está asociado con la cantidad de tareas que quedan en la sección "Tareas pendientes" del tablero. Cuando cae por debajo de cierto número, se realiza el evento de planificación. Las tareas planificadas para la próxima iteración se agregan a la sección "Tareas pendientes" del tablero.

Priorización

Se recomienda priorizar las tareas durante el evento de planificación. La priorización se puede hacer agregando números a las tareas u ordenando tareas por prioridad en la columna, donde las tareas más importantes se colocan en la parte superior, y las tareas menos importantes a continuación.

La planificación por segmentos de tiempo ofrece la posibilidad de una planificación a largo plazo para Scrumban. Se basa en el sistema de tres segmentos de tiempo por los que deben pasar los elementos de trabajo antes de llegar al tablero Scrumban. Los tres grupos representan tres etapas diferentes del plan y generalmente se denominan grupo de 1 año, grupo de 6 meses y grupo de 3 meses.

El período de 1 año está reservado para objetivos o ideas a largo plazo. Cuando la empresa decide avanzar con una idea, se traslada al período de 6 meses, donde se definen los requisitos principales. Cuando la compañía está lista para comenzar a implementar, el plan se traslada a la categoría de 3 meses y se divide en tareas claras que se pueden completar.

Es solo del segmento de 3 meses que el equipo define tareas durante su planificación a pedido y prioriza la ejecución en la próxima iteración.

El tablero

El tablero básico de Scrumban se compone de tres columnas: Tareas pendientes, En Proceso y Listo. Después de la Reunión de Planificación, las tareas se agregan a la columna Tareas pendientes, cuando un miembro del equipo está listo para trabajar en una tarea, la mueve a la columna En Proceso y cuando la completa, la mueve a la columna Listo.

La columna Tareas pendientes se puede expandir en columnas adicionales según el flujo de trabajo del equipo. Los ejemplos más comunes son Diseño, Desarrollo, Revisión y Pruebas. Además, el tablero Scrumban debe admitir establecer límites:

• Límite de Tareas en Progreso (WIP): un número que representa el número máximo de tareas en progreso que se escribe en la parte superior de la columna. Por lo general, es igual a la cantidad de personas en el equipo (es la persona más óptima para trabajar en una tarea a la vez)
• Límites de tareas pendientes: para tener reuniones de planificación más productivas, el número de tareas en la sección “Tareas pendientes” también puede ser limitado. El límite de tareas pendientes está escrito en la parte superior de la sección de tareas pendientes.

🕹 Ejemplo interactivo de un proyecto ScrumBan en Ora

El equipo

Scrumban no requiere ningún número específico de miembros del equipo o roles de equipo. Los roles que tiene un equipo antes de adoptar Scrumban se mantienen cuando se utiliza Scrumban. Las tareas no están asignadas. Los miembros del equipo eligen las tareas para completar desde el tablero Scrumban.

El principio de elección

En Scrumban, las tareas no son asignadas a los miembros del equipo por un líder de equipo o Gerente de Proyecto. Cada miembro del equipo elige solo qué tarea de la sección “Tareas Pendientes” va a completar a continuación.

Congelación de funciones

La congelación de funciones se utiliza en Scrumban cuando se acerca la fecha límite del proyecto. Significa que solo se pueden trabajar en las características que el equipo ya ha programado para el desarrollo y no se pueden agregar características adicionales.

Triaje

El triaje generalmente ocurre justo después de la congelación de características con una fecha límite de proyecto próxima. El gerente del proyecto decide cuáles de las características en desarrollo se completarán y cuáles quedarán sin terminar.

6. Scrumban: Pros y Contras

Ventajas:

✅ Ahorro de tiempo

En Scrumban no hay necesidad de hacer estimaciones y planificar Sprints cada dos semanas. El equipo planifica sólo cuando existe la demanda: el número de tareas en progreso (WIP) cae por debajo de un umbral predefinido. Esto ahorra mucho tiempo en reuniones de planificación recurrentes.

✅ Scrumban te ayuda a manejar grandes proyectos

Los grandes proyectos consisten en múltiples funciones y tareas que deben entregarse en el transcurso de meses o años. En Scrumban, todos pueden distribuirse en los segmentos de 1 año, 6 meses y 3 meses y priorizarse en iteraciones cortas de 1-2 semanas.

✅ Scrumban revela cuellos de botella en tu flujo de trabajo

Al igual que en Kanban, tendrá todo su flujo de trabajo visible en un tablero. De esta manera, puede ver en qué columna hay más tareas, por lo tanto, en qué etapa se lentifica todo el proceso de entrega.

✅ Todos están en la misma página

Scrumban toma los beneficios de visualización de Kanban. Cada miembro del equipo puede ver y actualizar el estado de cada proyecto o tarea. De esta manera, todas las tareas son visibles, lo que aporta transparencia a todo el proceso de trabajo.

✅ Fácil de adoptar y proceso simple

Scrumban no requiere cambios de roles y "Scrum Master" o "Propietario del Producto" dedicados. Es fácil obtener una metodología que se representa visualmente y consta de una reunión de planificación y reglas sencillas.

✅ Scrumban trae igualdad y menos estrés en el equipo

Los miembros del equipo en Scrumban eligen tareas usando el principio de elección. El gerente de proyecto no asigna las tareas y cada miembro del equipo selecciona qué tarea de la columna “Tareas pendientes” desea completar a continuación. Dado que todos tienen una visibilidad total del proyecto, existe igualdad de derechos y no hay que ponerse de pie diariamente para informar a los gerentes del proyecto, hay menos estrés y menos frustración.

Desventajas:

⚠️ Puede convertirse en metodología mish-mash

Scrumban es una nueva metodología ágil que es una mezcla de Scrum y Kanban y no hay mejores prácticas claramente definidas. Los principios básicos de Scrumban lo permiten y algunos equipos pueden decidir inventar por su cuenta.

⚠️ Esfuerzo y la contribución de un miembro del equipo individual es difícil de rastrear

Cada miembro del equipo en Scrumban elige sus tareas por sí mismo y no hay reuniones obligatorias diarias de pie que dificultan el seguimiento de lo que todos hicieron y planean hacer.

⚠️ Menos control para el Gerente del Proyecto

Dado que hay igualdad en el equipo, no hay informes diarios para todos y todos pueden asignar tareas, el control del gerente del proyecto es limitado. Puede decidir qué elegir del paquete de 3 meses, qué tareas programar en la planificación bajo demanda y cómo priorizarlas. A partir de ahí, los miembros del equipo deciden por sí mismos cómo manejarlos e implementarlos.

⚠️ Tablero Scrumban obsoleto puede causar problemas

Como cada miembro del equipo elige sus tareas por sí mismo, tener un tablero desactualizado puede causar problemas. Por ejemplo, dos miembros pueden comenzar a trabajar en la misma tarea o permanecer bloqueados debido a una tarea dependiente porque la información en el tablero no se actualiza.

7. Scrum vs Kanban vs Scrumban

En la tabla a continuación, compararemos las similitudes y las diferencias entre Scrum, Kanban y Scrumban para que puedas elegir cuál se adapta mejor a ti y a tu negocio.

Comparación de metodologías

Comparación de beneficios

Conclusión

Hemos cubierto Scrum, Kanban y Scrumban y sus ventajas y desventajas. Recuerda:

Scrum es la más compleja, estricta y difícil de adoptar de las 3 metodologías. En su núcleo se encuentran los sprints de Scrum (iteraciones de 1-4 semanas de duración) que establecen objetivos y plazos claros, le dan control total al Gerente del Proyecto y funcionan bien para proyectos grandes y de rápido movimiento. Sin embargo, la adición de elementos inesperados puede convertirse en un monstruo y Scrum requiere un equipo experimentado que lleve a cabo muchas reuniones que pueden llevar un poco de tiempo.

El marco Scrum es una buena opción para equipos empresariales o experimentados que trabajan en un producto o especialmente un proyecto que dura más de un año.

Kanban es el método más simple y fácil de adoptar. Visualiza el trabajo y el proceso de trabajo en un tablero Kanban que garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página y revela cuellos de botella en el flujo de trabajo mientras se mantiene flexible en la producción. Sin embargo, Kanban es menos efectivo en situaciones de recursos compartidos, inflexible para manejar múltiples productos o grandes proyectos y es difícil rastrear la contribución individual del equipo. Además, un tablero Kanban desactualizado puede causar problemas.

Kanban es una buena opción para los equipos de soporte y mantenimiento, la fabricación continua de productos y los equipos de entrega de productos o servicios con un flujo de trabajo estable.

Scrumban es una versión híbrida de Scrum y Kanban. Combina los beneficios de ambas metodologías mediante el uso de la visualización de Kanban y la sistematización de Scrum sin presentar complejidad adicional y ser fácil de adoptar. Scrumban es flexible en producción y funciona bien en grandes proyectos. Sin embargo, reduce el control que el Gerente del Proyecto tiene en Scrum y, como en Kanban, es difícil rastrear el esfuerzo individual de los miembros del equipo, y el tablero obsoleto de Scrumban puede causar problemas.

Scrumban es una buena opción para Startups, proyectos de ritmo rápido, fabricación continua de productos y equipos leales que sacrifican reglas estrictas y jerarquía para mayor eficiencia y libertad.

Si duda de qué método de gestión de proyectos utilizar o quiere asegurarse de que está haciendo la mejor elección para su caso, responda este cuestionario de 2 minutos para evaluar qué metodología ágil se adapta mejor a sus necesidades.